Ason Bakım — Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Uygulama ne işe yarar

Bu gizlilik politikası, ASON Teknoloji Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi'nin ("ASON Teknoloji") geliştirip Google Play ve App Store'da yayımladığı Ason Bakım mobil uygulaması ve aynı sunucudaki web formu için geçerlidir. Aynı zamanda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca hazırlanmış aydınlatma metnidir.

Ason Bakım, ASON Teknoloji'nin kurumsal müşterilerine sunduğu saha bakım formu uygulamasıdır. Uygulamayı yalnızca müşteri firmanın yöneticisinin tanıttığı çalışanlar kullanabilir. Uygulamada hesap açılmaz; telefon, yöneticinin verdiği QR koduyla, bağlantıyla ya da 8 karakterlik erişim koduyla bir kez tanıtılır. Erişim kodu sunucuya gönderilir, telefonda saklanmaz. Uygulama 18 yaşından küçükler için değildir.

Veri sorumlusu

Uygulamayla işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu, uygulamayı çalışanlarına kullandıran müşteri firmadır: Aydınlar Madencilik İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti., Adalet Mah. Manas Bulvarı Folkart Towers A Blok No:47 3403, 35530 Bayraklı / İzmir. ASON Teknoloji Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi uygulamanın geliştiricisi ve sağlayıcısıdır; verileri veri sorumlusu adına ve onun talimatıyla işler (veri işleyen).

Hangi bilgiler işlenir

• Kimlik ve görev bilgisi: Adınız ve çalıştığınız tesis. Uygulama bunları sizden almaz; müşteri firmanın yöneticisi yönetim panelinde girer, formda gösterilir ve gönderdiğiniz kayıtlara eklenir.
• Bakım formu cevapları: Kontrol maddelerinin sonucu (uygun, uygun değil, çalışmadı), "uygun değil" açıklaması, formun tarihi ve sunucunun formu aldığı zaman.
• Arıza bildirimleri: Ekipman, arıza türü, başlama saati, üretimin durup durmadığı, açıklama ve sunucunun bildirimi aldığı zaman.
• Cihaz anahtarı ve telefon kaydı: Telefonu tanıtırken sunucunun ürettiği rastgele bir anahtar. Uygulamada anahtar telefonun güvenli kasasında (Android Keystore, iOS Keychain) yalnızca o cihazda saklanır, yedeklere ve başka cihazlara geçmez. Web formunda ise tarayıcının yerel deposunda ve her açılışta 400 güne uzayan bir çerezde tutulur. Anahtar her istekte sunucuya gönderilir; sunucuda yalnızca özeti (geri çevrilemeyen bir değeri) tutulur. Sunucu ayrıca telefonun hangi kişiye ve tesise tanıtıldığını, tanıtma ve kapatma zamanını ve günlük gönderim sayısını kaydeder.
• Bağlantı kayıtları: Sunucuya her istekte telefonun IP adresi gelir. Sunucunun erişim kaydında IP adresinin son bölümü silinmiş olarak (ör. 203.0.113.0), istek zamanı, istenen adres, sonuç ve süreyle tutulur. Tam IP adresi erişim kaydına yazılmaz; yalnızca istek sınırı için sunucunun belleğinde kısa süre tutulur, ancak sunucunun kritik hata kayıtlarına tam olarak geçebilir. Telefonun her istekte gönderdiği teknik başlıklar (işletim sistemi ve tarayıcı sürümü, telefon modeli, dil) kaydedilmez.
• Yöneticilerin uygulama içindeki paneli: Android uygulamasında yönetim paneli uygulamanın içinde, saha formundan ayrı bir ekranda açılır. Panele parmak izi ya da ekran kilidiyle girilir. Parmak izi telefonun kendi güvenli donanımında doğrulanır; parmak izi ve diğer biyometrik veriler telefondan çıkmaz, uygulama ve sunucu bunları görmez. Sunucuya yalnızca geçiş anahtarının açık kısmı ve her girişte bir imza gider. Panelin oturum bilgisi uygulamanın kendi deposunda durur. Yönetici panelden ay sonu Excel dosyasını indirirse dosya telefonun İndirilenler klasörüne kaydedilir; bu dosyada tesisin form kayıtları ve formu dolduranların adları bulunur. Dosya telefonda yöneticinin denetimindedir; uygulama onu sunucuya geri göndermez ve kendiliğinden silmez.
• Mağaza inceleme erişimi: Google Play ve App Store inceleme ekiplerine verilen deneme kodları yalnızca örnek verili "Deneme Tesisi"ni açar; gerçek kayıtlara erişemez. Bu kodlarla yapılan girişler ve işlemler, kötüye kullanımı önlemek için zaman, tam IP adresi ve işlem türüyle kaydedilir (hukuki sebep: meşru menfaat, m.5/2-f) ve 90 gün sonra kendiliğinden silinir. Gerçek kullanıcıların işlemleri bu kayda yazılmaz.

Uygulama konum, rehber, fotoğraf, mikrofon, reklam kimliği ya da donanım kimliği (IMEI gibi) kullanmaz. Kamera yalnızca QR okutmak için açılır; görüntü kaydedilmez ve telefondan çıkmaz, yalnızca QR'daki kayıt kodu sunucuya gider. Reklam, analiz, çökme raporu ya da izleme aracı içermez. Bilgiler satılmaz ve üçüncü kişilerle reklam amacıyla paylaşılmaz.

Bilgiler nasıl toplanır

Bilgiler elektronik ortamda, otomatik yollarla toplanır: formu ve arıza bildirimini siz uygulamada ya da web formunda doldurup gönderdiğinizde, telefon tanıtılırken ve uygulama sunucudan günün listesini alırken. Adınız ve tesisiniz, yöneticinin yönetim paneline girmesiyle toplanır.

Hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlenir

• Tesisteki ekipmanların periyodik bakım ve kontrollerinin kaydedilmesi, takibi ve gecikenlerin görülmesi: iş sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c) ve iş ekipmanlarının bakım ve kontrolüne ilişkin iş sağlığı ve güvenliği mevzuatından doğan hukuki yükümlülük (m.5/2-ç).
• Arızaların bildirilmesi, yöneticilere iletilmesi ve giderilmesinin izlenmesi: iş sözleşmesinin ifası (m.5/2-c) ve veri sorumlusunun üretimin sürmesindeki meşru menfaati (m.5/2-f).
• Bakım kayıtlarının, olası iş kazası ve tazminat taleplerinde delil olarak saklanması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e).
• Telefonun tanıtılması, yalnızca tanıtılmış telefonların kayıt gönderebilmesi, kötüye kullanımın ve aşırı isteklerin önlenmesi, sunucu güvenliği (cihaz anahtarı, telefon kaydı, bağlantı kayıtları): veri sorumlusunun bilgi güvenliğini sağlamadaki meşru menfaati (m.5/2-f).

Bu işlemler açık rızaya dayanmaz. Veriler bu amaçlar dışında kullanılmaz; çalışan performansının otomatik olarak puanlanması ya da hakkınızda yalnızca otomatik işlemeyle karar verilmesi için kullanılmaz.

Bildirimler

Uygulama, günün formu gönderilmediyse telefonda yerel bir hatırlatma gösterir. Bunun için bildirim izni ister; izin verilmezse uygulama yine çalışır. Hatırlatma metninde form içeriği bulunmaz ve hatırlatma sunucudan gönderilmez.

Yöneticilerin bildirim aboneliği: Bir yönetici, panelin verdiği bildirim QR koduyla telefonunun tarayıcısında bildirimleri açarsa tarayıcının bildirim adresi (bildirim servisindeki rastgele bir adres) ve bildirimleri şifrelemek için kullanılan iki açık anahtar sunucuya gönderilir ve QR kodunu üreten yöneticinin kaydına bağlanarak saklanır. Amaç, form ve arıza bildirimlerini yöneticiye iletmektir (hukuki sebep: veri sorumlusunun meşru menfaati, m.5/2-f). Abonelik, yönetici panelden kapatana ya da bildirim servisi aboneliğin geçersiz olduğunu bildirene kadar kullanılır; kapatılan aboneliğin kaydı aşağıdaki saklama süresi bölümündeki kayıtlarla aynı süre saklanır.

Yönetici paneline girişler: Yöneticilerin yönetim paneline giriş denemeleri (kullanıcı adı, IP adresi, zaman ve girişin başarılı olup olmadığı) güvenlik için kaydedilir ve 90 gün sonra kendiliğinden silinir.

Bilgiler kime aktarılır

• Müşteri firmanın yetkili yöneticileri: Formları, arıza bildirimlerini ve telefon kayıtlarını yönetim panelinde görür; bakım ve arıza takibi için.
• ASON Teknoloji (veri işleyen): Uygulamanın geliştirilmesi, bakımı ve sunucunun işletilmesi için, veri sorumlusunun talimatıyla.
• Hetzner Online GmbH (barındırma hizmeti, veri işleyen): Sunucu ve yedekleri, Hetzner'in Nürnberg'deki (Almanya) veri merkezinde çalışır; verilerin saklanması için.
• Yöneticilerin telefonlarına giden bildirimler: Form ya da arıza bildirimi gönderdiğinizde yöneticilere kısa bir bildirim gider: adınız, tesisiniz ve formda "uygun değil" madde olup olmadığı (maddenin kendisi ve açıklaması bildirimde yer almaz). Bu bildirim, yöneticinin telefonuna Google'ın (Android telefonlar, Chrome) ya da Apple'ın (iPhone, Safari) bildirim sunucuları üzerinden iletilir; yönetici başka bir tarayıcı kullanıyorsa Mozilla ya da Microsoft'un bildirim sunucuları. Bildirim uçtan uca şifrelidir; bu sunucular içeriği okuyamaz.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve yargı mercileri: Yalnızca kanunen istendiğinde.

Yurt dışına aktarım

Sunucu Türkiye dışında, Hetzner Online GmbH'nin Nürnberg'deki (Almanya) veri merkezinde bulunduğu için, uygulamayla işlenen bütün bilgiler (yukarıdaki listenin tamamı) saklanmak üzere yurt dışına aktarılmış olur. Yöneticilere giden şifreli bildirimler de Google'ın ve Apple'ın (ya da Mozilla ve Microsoft'un) yurt dışındaki bildirim sunucularından geçer.

Bilgiler nerede saklanır, nasıl korunur

Form cevapları ve arıza bildirimleri, şifreli bağlantıyla (HTTPS) yalnızca müşteri firmanın sunucusuna gönderilir: Aydınlar Madencilik için bakim.aydinlarapp.com. Veritabanı internete açık değildir; sunucuda cihaz anahtarlarının yalnızca özeti tutulur; veritabanı yedekleri şifrelidir ve şifreyi açan anahtar sunucuda bulunmaz. Yönetim paneline yalnızca kayıtlı cihazlardan, geçiş anahtarıyla (parmak izi ya da ekran kilidi) girilir. İnternet yokken doldurulan form, gönderilene kadar uygulamada telefonun güvenli kasasında, web formunda tarayıcının yerel deposunda bekler ve gönderilince telefondan silinir.

Saklama süresi

Bakım formu kayıtları ve arıza bildirimleri, iş kazasından doğan tazminat taleplerinde geçerli 10 yıllık zamanaşımı nedeniyle 10 yıl saklanır. Bu kayıtlara bağlı telefon kayıtları, kayıt kodları, günlük gönderim sayıları, yöneticilere giden bildirim metinleri, yöneticilerin bildirim abonelikleri ve sunucunun reddettiği hatalı kayıtlar da aynı süre saklanır. Saklama süresi dolan kayıtlar silinir. İlk kayıtların süresi 2036'da dolar; silme işlemi o tarihten önce devreye alınır. Yönetici paneline giriş kayıtları 90 gün sonra silinir. Deneme kodlarıyla yapılan girişlerin ve işlemlerin kaydı 90 gün sonra silinir. Sunucunun erişim ve hata kayıtları en geç 14 gün içinde silinir. Şifreli yedekler 90 gün sonra silinir; barındırma hizmetinin sunucu yedekleri 7 gün sonra silinir.

Haklarınız (KVKK m.11)

Veri sorumlusuna başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi isteme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini isteme

haklarına sahipsiniz.

Başvuru ve verilerinizin silinmesini nasıl istersiniz

• Telefondaki bilgiler: Android'de uygulamayı kaldırdığınızda telefondaki anahtar, bekleyen formlar ve günün listesi silinir. iPhone'da uygulamayı kaldırmak, güvenli kasadaki (Keychain) bu bilgileri silmeyebilir. Kesin silmek için yöneticinizden telefonun kaydını kapatmasını isteyin: kapatılan kayıt sunucuda artık kullanılamaz. Uygulama, kayıt kapatıldıktan sonra internete bağlıyken açıldığında (yeniden kurulduğunda da) sunucudan kaydın kapatıldığını öğrenir ve telefondaki bilgileri siler; internet yokken açılırsa silme yapılmaz. Silme bitince uygulamada "Bu telefon tanıtılmamış" ekranı görünür. iPhone'da uygulamayı kaldırmadan önce, kayıt kapatıldıktan sonra uygulamayı internete bağlıyken bir kez açın ve bu ekranı görün. Web formunda tarayıcının bu siteye ait verilerini silmeniz yeterlidir.
• Sunucudaki bilgiler ve diğer haklarınız: Başvurunuzu adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız, tebligat adresiniz, çalıştığınız tesis ve talebinizle birlikte veri sorumlusuna iletin: ıslak imzalı dilekçeyle yukarıdaki adrese, kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla, veya daha önce veri sorumlusuna bildirdiğiniz ve sistemlerinde kayıtlı e-posta adresinizden. Sorularınız ve başvurunuzun iletilmesi için aydin@asonteknoloji.com adresine de yazabilirsiniz. Başvurunuz KVKK'ya göre en geç 30 gün içinde ücretsiz cevaplanır. Kanunen saklanması gereken bakım kayıtları (10 yıl) saklama süresi dolmadan silinemez; bu durumda size gerekçesi yazılır ve kayıtlar süre dolunca silinir. Telefonunuzun kaydı ise hemen kapatılır. Başvurunuz reddedilir ya da 30 gün içinde cevaplanmazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

İletişim

Uygulamanın geliştiricisi: ASON Teknoloji Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi, Sancaklıbozköy Mah. Şehzadeler / Manisa — aydin@asonteknoloji.com

Bu metin değişirse güncel hâli bu adreste yayımlanır. Son güncelleme: 4 Kasım 2026